Ceci est la troisième partie d’une série d’articles sur l’intégration de la nécessité de documentation légale dans les processus quotidiens normaux de gestion des services informatiques pour prévenir les litiges. Je suis sûr que vous avez vu les reportages et les articles sur une violation majeure de données consommateurs dans une entreprise bien connue. Eh bien, ce ne sont pas seulement les groupes de défense des droits des consommateurs qui sont concernés. Les fournisseurs de services informatiques et les vendeurs doivent être très conscients des problèmes résultant d’une violation de données et être prêts à conseiller et à aider leurs clients lorsqu’un tel événement se produit. Nous avons été contactés à plusieurs reprises par des vendeurs qui étaient confus quant à ce qu’ils devaient faire ou même comment conseiller leurs clients pour faire face aux conséquences d’un tel événement. Nos clients (et clients potentiels) déclarent avec une fréquence croissante que leur fournisseur informatique n’a rien fait ou n’a montré aucun intérêt lorsque un événement similaire s’est produit dans leur entreprise… Être préparé est la clé pour protéger votre entreprise informatique contre les perturbations. Cela commence par avoir une méthode pour catégoriser l’entreprise de votre client en fonction du risque potentiel et de la valeur de la technologie pour le fonctionnement de leur entreprise.
Le fournisseur de services informatiques doit examiner chaque client pour : (1) l’emplacement de la technologie critique ; (2) la valeur de la technologie critique ; (3) l’impact de la perte de la technologie critique sur l’entreprise si quelques heures, jours ou semaines passent avant le remplacement. Réaliser cette évaluation de catégorisation des affaires (risque) est relativement simple, et nous avons travaillé avec de nombreux fournisseurs informatiques pour aider à mettre en œuvre ce processus. La documentation peut être aussi simple qu’un tableau ou pourrait être une base de données dédiée. Maintenant est le moment d’être proactif. Une lettre de demande concernant une violation de contrat peut sembler être un procès, mais il existe de nombreux cas où une lettre de demande n’est rien de plus qu’un moyen d’ouvrir des négociations pour un règlement sans déposer une action en justice. Une lettre de demande pour violation de contrat est généralement plus un moyen de tâter le terrain pour déterminer si l’avocat représentant l’autre partie est motivé à certifier qu’il y a effectivement une violation de contrat et quels dommages un tribunal pourrait accorder. Cela permet des négociations qui pourraient produire un résultat positif pour les deux parties sans nécessité d’intervention judiciaire.
Les différents modèles de lettres de demande pour violation de contrat que j’ai vus contiennent généralement : 1) une description du contrat ; 2) une explication des violations matérielles du contrat qui ont eu lieu ; et 3) une demande qu’une résolution de la violation soit faite dans un nombre spécifique de jours. Comme toujours, vous devez être très prudent sur la façon dont vous formulez les choses. Vous ne voulez pas vous retrouver avec plus de problèmes que vous n’en aviez au départ en raison d’un langage incorrect dans votre lettre de demande. Bien que la plupart des modèles de lettres de demande que j’ai rencontrés produisent des résultats raisonnables, un examen rapide des éléments d’une bonne lettre de demande pour violation de contrat vous donne l’occasion d’évaluer votre documentation actuelle et d’apporter des améliorations si nécessaire.
Une chose à garder à l’esprit est que les lettres de demande de contrat peuvent ou non faire partie du même processus que les lettres de demande pour violation de contrat. Chaque fois qu’une partie croit que l’autre partie a violé un contrat, l’envoi d’une lettre de demande pour initier une discussion de règlement est très différent d’une lettre de demande contractuelle où la partie demande que le contrat soit exécuté comme convenu à l’origine. Il n’est pas inhabituel qu’une partie ne respecte pas les termes du contrat existant et exige que l’autre partie respecte les exigences de l’accord original ainsi que de l’accord modifié qui n’a pas encore été approuvé.
J’espère que cet article vous a donné quelques idées à considérer concernant la façon dont les fournisseurs de services informatiques et les vendeurs abordent leur compréhension de la mesure dans laquelle les obligations contractuelles ont été respectées ou non par l’autre partie. L’intégration des exigences contractuelles dans la gestion des services informatiques et les exigences et attentes des clients peut aider à garantir que le fournisseur de services informatiques et son client atteignent tous deux les mêmes objectifs.
